Nabire, Kalawaibumiofi.com | Pemerintah Provinsi (Pemprov) Papua Tengah mendorong seluruh organisasi perangkat daerah (OPD) memperbaiki tata naskah dinas dan pengelolaan arsip sebagai bagian penting dalam mewujudkan pemerintahan yang transparan, profesional, efektif, dan akuntabel.
Pernyataan itu disampaikan Gubernur Papua Tengah, Meki Nawipa melalui Staf Ahli III Gubernur Bidang Pemerintahan, Politik, dan Hukum, Marthen Ukago saat membuka sosialisasi tata naskah dinas dan tata kearsipan di lingkungan Pemerintah Provinsi Papua Tengah, Selasa (01/o9/2026).
Marthen Ukago mengatakan, penyelenggaraan pemerintahan yang baik tidak hanya ditentukan oleh kebijakan dan program pembangunan, tetapi juga oleh tertibnya administrasi pemerintahan.
Menurutnya, setiap surat, dokumen, keputusan, laporan, dan bukti biaya merupakan bagian dari rekam jejak penyelenggaraan pemerintahan. Karena itu, tata naskah dinas dan kearsipan tidak boleh dipandang hanya sebagai urusan administratif.
“Hal ini merupakan bagian penting dari akuntabilitas, kepastian hukum, transparansi, dan kualitas pelayanan publik,” kata Marthen membacakan sambutan Gubernur Papua Tengah.
Ia mengatakan, Papua Tengah sebagai provinsi yang relatif baru memiliki tanggung jawab untuk membangun sistem administrasi pemerintahan yang tertib dan profesional sejak awal.
Pemerintah provinsi, kata dia, harus memiliki standar dan pemahaman yang sama dalam penyusunan, penggunaan, pengendalian, pengamanan, serta penyimpanan dokumen pemerintahan.
“Arsip harus dipandang sebagai aset informasi pemerintah yang dikelola dengan baik, karena arsip menjadi sumber informasi, bahan pengambilan keputusan, bukti pertanggungjawaban, dan memori kelembagaan daerah,” ujarnya.
Marthen mengakui masih terdapat berbagai kendala dan tantangan dalam pengelolaan administrasi pemerintahan. Namun, kondisi tersebut tidak boleh menjadi alasan untuk berhenti melakukan pembenahan.
Ia berharap sosialisasi tersebut tidak hanya memberikan pemahaman kepada peserta, tetapi juga mendorong penerapan tata naskah dinas dan kearsipan secara nyata di setiap perangkat daerah.
Khusus kepada kepala perangkat daerah, Marthen meminta agar pengelolaan surat dan arsip mendapat perhatian serius. Ia mengingatkan ketidakteraturan administrasi dapat menyebabkan dokumen penting sulit ditemukan ketika dibutuhkan.
Ia juga menegaskan setiap draf surat yang akan ditandatangani Gubernur Papua Tengah harus terlebih dahulu disampaikan melalui mekanisme dan kolom yang telah ditetapkan, seperti Tata Usaha atau bagian persuratan.
Draf tersebut selanjutnya perlu dikoreksi dan distandarisasi oleh biro atau pejabat yang berwenang agar format dan sistematikanya sesuai ketentuan. Menurutnya, mekanisme tersebut akan mempercepat dan mengefektifkan proses penandatanganan.
Marthen juga meminta para peserta aktif berdiskusi dan menyampaikan berbagai persoalan yang selama ini dihadapi di unit kerja masing-masing.
Ia berharap kegiatan tersebut menjadi momentum untuk menyamakan persepsi sekaligus meningkatkan kapasitas aparatur pemerintah.
“Proses di Sekretariat Daerah Provinsi tidak berhenti pada sosialisasi semata, melainkan dilanjutkan dengan pembinaan, pendampingan, monitoring, dan evaluasi secara berkala pada perangkat daerah,” katanya.
Menurutnya, evaluasi administrasi pemerintahan harus melihat tiga aspek sekaligus, yakni ketersediaan dokumen, pelaksanaan proses, dan bukti hasil kerja.
“OPD yang sehat bukan hanya OPD yang dokumennya lengkap, tetapi OPD yang mampu menunjukkan bahwa dokumen tersebut benar-benar digunakan dalam proses kerja,” ujarnya.
Diikuti 182 peserta
Sementara itu, Kepala Bagian Administrasi Pimpinan Biro Umum Setda Papua Tengah, Maikel Yowan Danomira, dalam laporannya mengatakan kegiatan tersebut diselenggarakan oleh Biro Umum Sekretariat Daerah Pemerintah Provinsi Papua Tengah.
Ia mengatakan kegiatan itu bertujuan meningkatkan pemahaman dan keseragaman aparatur sipil negara dalam penerapan tata naskah dinas serta pengelolaan arsip di lingkungan Pemerintah Provinsi Papua Tengah hingga seluruh kabupaten.
Maikel menyebut terdapat empat tujuan utama kegiatan, yaitu meningkatkan pemahaman ASN terhadap ketentuan tata naskah dinas dan kearsipan, meningkatkan tertib administrasi dan pengelolaan arsip, mewujudkan keseragaman penyusunan dan pengendalian tata naskah dinas, serta mendukung penyelenggaraan pemerintahan yang efektif, efisien, dan akuntabel.
Kegiatan tersebut diikuti 182 peserta. Sebanyak 150 peserta merupakan sekretaris dinas, kepala bagian pada sekretariat, serta kepala subbagian yang menangani administrasi umum dan kearsipan dari perangkat daerah Pemerintah Provinsi Papua Tengah.
Sementara 32 peserta lainnya merupakan kepala bagian umum dan kepala subbagian pada sekretariat daerah kabupaten di seluruh Papua Tengah.
Untuk efektivitas penyampaian materi, peserta dibagi berdasarkan perangkat daerah masing-masing dalam kelompok selama tiga hari.
Materi yang diberikan meliputi kebijakan dan implementasi tata naskah dinas, pengelolaan persuratan, pengelolaan arsip, pemberkasan dan penyimpanan, penyesuaian arsip, serta pengelolaan dokumen dan arsip secara elektronik.
Maikel berharap seluruh peserta mengikuti kegiatan dengan sungguh-sungguh dan aktif dalam diskusi sehingga pengetahuan yang diperoleh dapat diterapkan di perangkat daerah masing-masing.
Pemerintah Provinsi Papua Tengah menilai pembenahan tata naskah dinas dan kearsipan menjadi bagian penting dalam membangun fondasi pemerintahan yang tertib sejak provinsi tersebut berdiri.
Pengelolaan dokumen yang baik diharapkan tidak hanya memudahkan pekerjaan administrasi, tetapi juga memastikan setiap kebijakan dan penggunaan anggaran memiliki rekam jejak yang dapat dipertanggungjawabkan kepada publik. (Yohanes)
